Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

I vores privatlivspolitik finder du hjælp til at forstå hvordan Fokus Nordic A/S (“vi”, “os”, “vores”) behandler dine personoplysninger i forskellige situationer.
Når vi behandler personoplysninger, overholder vi EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) samt de til enhver tid gældende danske persondataretlige regler.

1. Dataansvarlig

Fokus Nordic A/S, CVR 37527750, Østbanegade 123, 2100 København Ø, behandler en række personoplysninger om dig i forskellige situationer som dataansvarlig, hvilket du kan læse mere om nedenfor.

Har du spørgsmål til vores privatlivspolitik, til måden vi behandler dine personlige oplysninger på eller du måtte ønske at udøve de rettigheder, der er nævnt i punkt 7 nedenfor, kan du rette henvendelse på persondata@fokusnordic.com

Du kan læse mere om, hvordan du kan kontakt os nederst i privatlivspolitikken (se punkt 9).

2. Informationer om indsamling og behandling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler kun nedenstående personoplysninger i det omfang, de er nødvendige
for at behandle din interesse og egnethed som eventuel ny kunde eller lejer i vores ledige lejemål og for at opfylde vores forpligtelser i henhold til allerede indgåede kundeforhold eller lejeaftaler og de dertil knyttede ydelser, samt for at leve op til de forpligtelser, vi måtte have som omfattet af dansk lovgivning.

2.1. Private lejemål

Er du boliglejer hos os, indsamler vi almindelige personoplysninger om dig. Dette omfatter navn, titel, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, anvendelse af lejemål, lejeniveau, oplysninger om sikkerhedsstillelse, varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger.
Derudover behandler vi oplysninger om fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejeforholdet, bankkontonummer, oplysninger om husstand og samlever mv. samt oplysninger om hold af husdyr. Endvidere behandler vi oplysninger om eventuel modtagelse af boligstøtte. Vi registrerer, om der er udleveret adgangsnøgler
og -kort, ligesom vi behandler oplysninger om indretning af lejemål og eventuelle fremlejeforhold.

Såfremt der er tale om betalingsmisligholdelser eller øvrige overtrædelser af lejekontrakten, behandles tillige sådanne oplysninger, herunder advarsler, påtaler samt øvrige oplysninger relateret til opsigelse eller ophævelse af lejekontrakten. Dette gælder på tilsvarende vis hvis ovennævnte er en følge af en eventuel konkurs eller dødsfald.

I særlige tilfælde behandler vi endvidere dit cpr-nummer. I så fald bliver du konkret orienteret herom, ligesom vi forinden indhenter dit samtykke, såfremt dette er nødvendigt.

Ovenstående oplysninger indhentes og behandles kun såfremt de er nødvendige og alene med det formål at administrere samt opfylde lejekontraktens og boliglejelovenes bestemmelser.

Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig. Såfremt vi har brug for at indsamle supplerende personoplysninger om dig, som ikke er omfattet af ovennævnte, vil du i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser.

Retsgrundlag for behandlingen:
GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (administration og opfyldelse af lejekontrakten) samt GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne behandles oplysninger tilknyttet
udlejning af lejemålet, herunder hustandsoplysninger, adgangskort, forbrugsoplysninger
mv.).

2.2. Erhvervslejemål
Er du tilknyttet en erhvervslejer hos os, indsamler vi almindelige personoplysninger om dig som kontaktperson for den erhvervslejer, du repræsenterer. Dette omfatter navn, titel, billedlegitimation, adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt din tilknytning til erhvervslejeren.

Vi registrerer, om der er udleveret adgangsnøgler og -kort.
Såfremt erhvervslejeren er en enkeltmandsejet virksomhed, behandles endvidere personoplysninger om erhvervsanvendelse af lejemål, lejeniveau, sikkerhedsstillelse, omsætningstal ved omsætningsbestemt leje, varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger.
Derudover behandler vi oplysninger om branchekendskab, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejeforholdet samt bankkontonummer.
Endvidere behandles oplysninger om indretning af lejemål, eventuelle fremlejeforhold, afståelses- og genindtrædelsesforhold. Såfremt der er tale om betalingsmisligholdelser eller øvrige overtrædelser af lejekontrakten, behandles tillige sådanne oplysninger,
herunder advarsler, påtaler samt øvrige oplysninger relateret til opsigelse eller ophævelse af lejekontrakten. Dette gælder på tilsvarende vis hvis ovennævnte er en følge af rekonstruktion,
konkurs eller dødsfald. I særlige tilfælde behandler vi endvidere cpr-nummer. I så fald bliver du konkret orienteret herom, ligesom vi forinden indhenter dit samtykke, såfremt
dette er nødvendigt.

Ovenstående oplysninger indhentes og behandles kun såfremt de er nødvendige og alene med det formål at administrere samt opfylde lejekontraktens, aftalelovens og erhvervslejelovens
bestemmelser. Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme
oplysninger) om dig. Såfremt vi har brug for at indsamle supplerende personoplysninger, som ikke er omfattet af
ovennævnte, vil du i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for
afgørende hensyn til offentlige eller private interesser.
Retsgrundlag for behandlingen:

Hvis du repræsenterer en erhvervslejer: GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, da vi forfølger vores legitime interesse i at kunne administrere samt opfylde lejekontrakten med den pågældende erhvervslejer, du repræsenterer.
Hvis der er tale om en enkeltmandsejet virksomhed: GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (administration og opfyldelse af lejekontrakten) samt GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime
interesse i at kunne behandles oplysninger tilknyttet udlejning af lejemålet, herunder adgangskort, forbrugsoplysninger mv.).

2.3. Ansøgere til private lejemål

Er du boligansøger til ledige lejemål, indsamler vi følgende personoplysninger om dig:
navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt den type af lejemål, du søger. Oplysningerne indhentes og behandles alene med det formål at imødekomme ønske om det rette lejemål og til brug for indgåelse af eventuel lejekontrakt. Vi indsamler dog i nogle tilfælde supplerende personoplysninger. Du vil i så fald blive orienteret herom.

Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.

Retsgrundlag for behandling:
GDPR artikel 6, stk., 1, litra f, da det er vores legitime interesse at kunne administrere ansøgninger og finde det rette lejemål baseret herpå.

2.4. Ansøgere til erhvervslejemål

Er du tilknyttet en erhvervsansøger til ledige lejemål, indsamler vi følgende personoplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt din tilknytning til erhvervsansøgeren. Såfremt erhvervslejeren er en enkeltmandsejet virksomhed, behandles endvidere personoplysninger om typer af lejemål, erhverv, stilling, branchekendskab, økonomioplysninger samt offentlige regnskabsoplysninger. Oplysningerne indhentes og behandles alene med det formål at imødekomme ønsker om
det rette lejemål og til brug for indgåelse af eventuel lejekontrakt. Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger).

Retsgrundlag for behandlingen:
GDPR artikel 6, stk., 1, litra f, da det er vores legitime at kunne administrere ansøgninger og finde det rette lejemål baseret herpå.

2.5. Husordensklager

Som led i håndtering af husordensovertrædelser behandler vi personoplysninger om klager og eventuelle vidner. Dette omfatter navn, kontaktoplysninger, dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over samt øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over, herunder fx oplysninger om støjgener.

Som led i håndteringen af husordensovertrædelser behandler vi endvidere personoplysninger om lejer eller personer tilknyttet lejers husstand (indklagede), herunder navn, kontaktoplysninger, dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over samt øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over, herunder fx oplysninger om støjgener.

Der sker konkret underretning af de personer, der klages over, såfremt dette er muligt ud fra de oplysninger, vi modtager som led i klagen. Vi kan dog i visse tilfælde udskyde eller helt undlade at orientere herom, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser tilsiger dette.

Retsgrundlag for behandlingen:

Behandling af almindelige personoplysninger (fx oplysninger om navn og adresse, støjgener, tidspunkt for episoden, oplysninger om vidners identitet mv.): GDPR artikel 6, stk. 1,
litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen er nødvendig for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares baseret på vores husorden
og lejelovgivningens bestemmelser.

Behandling af oplysninger om strafbare forhold (fx voldsepisoder) er databeskyttelseslovens
§ 8, stk. 5.

2.6. Jobansøgere

Er du jobansøger, indsamler vi følgende personoplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, jobhistorik og jobønsker i form af CV. Oplysningerne indhentes og
behandles alene med det formål at imødekomme ønske om ansættelse og til brug for indgåelse af eventuel ansættelseskontrakt. Vi indsamler dog i nogle tilfælde supplerende personoplysninger. Du vil i så fald blive orienteret
herom på tidspunktet for indsamlingen.
Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.

Retsgrundlag for behandlingen:
GDPR artikel 6, stk., 1, litra f, da det er vores legitime interesse i at gennemgå din ansøgning og dit CV med henblik på at finde den rette kandidat til stillingen.

Pligtmæssig behandling af personoplysninger
Efter databeskyttelsesreglerne har du bl.a. ret til at få oplyst, om meddelelse af personoplysninger
er lovpligtigt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, om du har pligt til at give personoplysningerne og de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne
oplysninger.

Vi bemærker i den forbindelse, at det følger af helbredsoplysningsloven, at en lønmodtager inden ansættelsen af egen drift eller på spørgsmål derom fra arbejdsgiveren skal oplyse, om lønmodtageren er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom,
som vil have væsentlig betydning for lønmodtagerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde. Desuden er du som potentiel kommende medarbejder underlagt den almindelige loyale oplysningspligt, der indebærer, at du ikke bevidst må tilbageholde oplysninger, som kan få betydning for din ansættelsesmulighed. Derudover bemærkes det, at hvis du
bliver tilbudt ansættelse, skal vi bruge visse personoplysninger om dig til at udarbejde din ansættelseskontrakt, herunder bl.a. dit navn og din adresse, jf. bestemmelserne i ansættelsesbevisloven.

Hvis du ikke ønsker at give de oplysninger, du er forpligtet til at give i overensstemmelse med bestemmelserne i helbredsoplysningsloven og/eller som følge af din loyale oplysningspligt, eller de oplysninger, der er er nødvendige for, at der kan udarbejdes en ansættelseskontrakt, vil det ikke være muligt at tilbyde dig ansættelse.

2.7 Kunder og investorer
Repræsenterer du og/eller er du kunde/investor (herefter “kunde”) hos os, indsamler vi følgende personoplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, cpr-nr.,
billedlegitimation (for kundens reelle ejere samt direktions- og bestyrelsesmedlemmer i selskaber forvaltet af os i henhold til lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme),
erhverv, stilling, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, bestyrelses- og direktionsposter, ejerskab til ejendomme omfattet af kundeforhold, ejerskab til selskaber omfattet af kundeforholdet, forsikringer omfattet af kundeforholdet, bankoplysninger og omfattet af kundeforholdet og regnskabs- og skatteoplysninger omfattet af kundeforholdet samt ejerforeningsbidrag og varme- og vandforbrug og lign., såfremt ejer måtte indgå i en ejerforening.

I forbindelse med administrationen af kundeforholdet kan vi dog have brug for at indsamle supplerede personoplysninger. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede
er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser.

Ovennævnte oplysninger indhentes og behandles alene med det formål at opfylde den aftale vi har indgået med dig og/eller den virksomhed, du repræsenterer, samt for at overholde
forpligtelserne efter lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme over for banker og offentlige institutioner.

Retsgrundlag for behandlingen:
Hvis du er repræsentant for kunden: GDPR artikel 6, stk., 1, litra f, da det er vores legitime interesse i at kunne opfylde den aftale vi har indgået. Hvis du selv er kunden (som privatperson):

GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig af hensyn til aftalen).
For så vidt angår vores forpligtelser efter hvidvaskeloven: GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, jf. hvidvasklovens kapitel 3.
Behandling af cpr-nr.: Databeskyttelsesloven § 11, stk. 2.

3. Deling af personoplysninger

Som udgangspunkt deler vi dine personoplysninger med vores databehandlere, som bl.a. leverer vores IT-systemer, herunder hosting, backup og support. Vi vil endvidere dele dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtet til, herunder offentlige
myndigheder som Skattestyrelsen og politiet.

Er du boliglejer eller erhvervslejer hos os, deler vi dine personoplysninger med ejeren af ejendommen samt de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med at opfylde vores forpligtelser i henhold til nye og allerede indgåede lejeaftaler og de dertil knyttede ydelser. Disse leverandører og samarbejdspartnere vil være: viceværtfirmaer, varmefirmaer, advokater, mæglere mv. Vi vil i nogle tilfælde dele dine personoplysninger som en del af en transaktion så som en fusion eller salg af aktiver. 

Er du kunde og/eller investor hos os, deler vi dine personoplysninger med banker. Såfremt vi måtte ønske at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere dig herom og indhente dit samtykke (hvis dette er nødvendigt) på forhånd. Ved anonymisering af dine personoplysninger, så du ikke længere er identificerbar, kan vi dog anvende oplysningerne til andre formål uden at orientere dig herom, idet der ikke længere vil være tale om personoplysninger.

4. Deling af oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

Vi deler ikke personoplysninger med modtagere uden for EU/EØS.

5. Beskyttelse af personoplysninger

Ifølge GDPR skal dine personoplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer dine personoplysninger på servere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter,
og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som privatperson. Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Såfremt et sikkerhedsbrud vedrørende dine personoplysninger vil resultere i en sandsynlig høj risiko for dig (som eksempelvis diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe), vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet
så hurtigt som muligt.

6. Sletning af personoplysninger
Personoplysninger slettes eller anonymiseres løbende, efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes.
Er du boliglejer hos os, opbevares personoplysningerne indtil 5 år efter lejers fraflytning.

Personoplysninger relateret til håndtering af husordensovertrædelser vil, hvis det vurderes, at en klage er grundløs, blive slettet umiddelbart herefter. Tilsvarende vil klagesagen og de indsamlede personoplysninger blive slettet, når klagesagen er færdigbehandlet, og sagen ikke har givet anledning til kritisable forhold. Såfremt klagesagen afdækker kritisable forhold, vil de indsamlede personoplysninger blive slettet senest samtidig med, at personoplysningerne
relateret til det specifikke lejemål slettes. Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til retskrav mv., fx i forbindelse med en verserende sag ved boligretten eller som følge af økonomiske udeståender med indklagede.

Er du erhvervslejer hos os, opbevares personoplysningerne indtil 5 år efter lejeraftalens ophør. Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til retskrav mv., fx i forbindelse med en verserende sag ved boligretten eller som følge af økonomiske udeståender med indklagede.

Er du boligansøger opbevares personoplysningerne i maksimum 12 måneder efter modtagelsen af ansøgningen, medmindre du aktivt beder os om at beholde din ansøgning i yderligere 12 måneder.

Er du erhvervsansøger opbevares personoplysningerne i maksimum 12 måneder efter modtagelsen af ansøgningen, medmindre du på vegne af din virksomhed aktivt beder os
om at beholde jeres ansøgning i yderligere 12 måneder.
Er du jobansøger opbevares personoplysningerne i op til 6 måneder, medmindre andet er aftalt. Er du eller repræsenterer du en kunde og/eller investor opbevares personoplysningerne i indtil 5 år efter forretningsforbindelsens ophør. 

7. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Dine rettigheder indebærer:

– Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som
vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
– Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
– Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden  tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
– Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
– Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
– Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart
format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage i de tilfælde, hvor vi behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke. Du kan kontakte os herom via de oplysninger, der fremgår
nederst i privatlivspolitikken (se punkt 9). Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af
dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

8. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på
datatilsynet.dk.

9. Kontaktoplysninger

Fokus Nordic A/S
Østbanegade 123, blok 6, 2. sal
2100 København Ø
+45 7010 0075
E-mail: persondata@fokusnordic.com

Sidst opdateret

Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende privatlivspolitik.
Denne privatlivspolitik er sidst opdateret februar 2024.