Privatlivspolitik

 

 

 

Formål

I vores Privatlivspolitik finder du hjælp til at forstå hvilke personoplysninger, vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi som dataansvarlig organisation bruger dem til.

Når vi behandler personoplysninger, overholder vi EUs databeskyttelsesforordning (GDPR) samt de til enhver tid gældende danske persondataretlige regler.

Har du spørgsmål til vores privatlivspolitik, til måden vi behandler dine personlige oplysninger på eller du måtte ønske at udøve dine rettigheder jf. databeskyttelsesforordningen, kan du rette henvendelse på persondata@fokusasset.dk.

Indsamling og behandling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler kun nedenstående personoplysninger i det omfang, de er nødvendige for at behandle din interesse og egnethed som eventuel ny kunde eller lejer i vores ledige lejemål og for at opfylde vores forpligtelser i henhold til allerede indgåede kundeforhold eller lejeaftaler og de dertil knyttede ydelser, samt for at leve op til de forpligtelser, vi måtte have som omfattet af dansk lovgivning.

Er du boliglejer hos os, indsamler vi almindelige personoplysninger om dig såsom: navn, titel, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, anvendelse af lejemål, lejeniveau, sikkerhedsstillelse, varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger. Vi indsamler i visse tilfælde endvidere personoplysninger om dig såsom: fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, bankkontonummer, husstand, ægtefælle, hold af husdyr, separation, skilsmisse og samlivsophævelse, boligstøtte, adgangsnøgler og -kort, indretning af lejemål, fremlejeforhold, betalingsmisligholdelser, husordensovertrædelser og øvrige overtrædelser af lejeforholdet, advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse relateret til lejeforholdet, konkurs, flytning til plejehjem, dødsfald, tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejeforholdet. I særlige tilfælde indhenter vi endvidere cpr-nummer. Ovenstående oplysninger indhentes og behandles kun såfremt de er nødvendige og alene med det formål at opfylde lejekontraktens og boliglejelovenes bestemmelser.

Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig., med mindre du på eget initiativ fremsender disse oplysninger, og de måtte være relevante for os i henhold til overholdelse af lejekontrakten, lejelovgivningen eller krav fra offentlige myndigheder.

I forbindelse med administrationen af din lejeaftale kan vi dog have brug for at indsamle supplerende personoplysninger om dig i forbindelse med eksempelvis myndighedsbehandlinger eller overtrædelser af lejeforholdets vilkår. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav og lign.

Er du erhvervslejer hos os, indsamler vi almindelige personoplysninger om dig såsom: navn, titel, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, erhvervsanvendelse af lejemål, lejeniveau, sikkerhedsstillelse, omsætningstal ved omsætningsbestemt leje, varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger. Vi indsamler i visse tilfælde endvidere personoplysninger om dig såsom: billedlegitimation, stilling, branchekendskab, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, bankkontonummer, adgangsnøgler og -kort, indretning af lejemål, fremlejeforhold, afståelses- og genindtrædelsesforhold, betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af lejeforholdet, advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse relateret til lejeforholdet, rekonstruktion og konkurs, dødsfald, tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejeforholdet. I særlige tilfælde indhenter vi endvidere cpr-nummer. Ovenstående oplysninger indhentes og behandles kun såfremt de er nødvendige og alene med det formål at opfylde lejekontraktens, aftalelovens og erhvervslejelovens bestemmelser. Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig med mindre du på eget initiativ fremsender disse oplysninger, og de måtte være relevante for os i henhold til overholdelse af lejekontrakten, lejelovgivningen eller krav fra offentlige myndigheder.

I forbindelse med administrationen af din lejeaftale kan vi dog have brug for at indsamle supplerende personoplysninger om dig i forbindelse med eksempelvis myndighedsbehandlinger eller overtrædelser af lejeforholdets vilkår. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav og lign.

Er du boligansøger om ledige lejemål, indsamler vi følgende personoplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, typer af lejemål. Oplysningerne indhentes og behandles alene med det formål at imødekomme ønske om det rette lejemål og til brug for indgåelse af eventuel lejekontrakt.

Vi indsamler dog i nogle tilfælde supplerende personoplysninger – som udgangspunkt direkte fra dig. Indhenter vi supplerende personoplysninger fra andre, vil du i så fald blive orienteret herom på tidspunktet for indsamlingen.

Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.

Er du erhvervsansøger om ledige lejemål, indsamler vi følgende personoplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, typer af lejemål, erhverv, stilling, branchekendskab, økonomioplysninger, offentlige regnskabsoplysninger. Oplysningerne indhentes og behandles alene med det formål at imødekomme ønske om det rette lejemål og til brug for indgåelse af eventuel lejekontrakt. Vi indsamler dog i nogle tilfælde supplerende personoplysninger – som udgangspunkt direkte fra dig. Indhenter vi supplerende personoplysninger fra andre, vil du i så fald blive orienteret herom på tidspunktet for indsamlingen. Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.

Er du jobansøger, indsamler vi følgende personoplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, civilstand, jobhistorik og jobønsker i form af CV. Oplysningerne indhentes og behandles alene med det formål at imødekomme ønske om ansættelse og til brug for indgåelse af eventuel ansættelseskontrakt.

Vi indsamler dog i nogle tilfælde supplerende personoplysninger – som udgangspunkt direkte fra dig. Indhenter vi supplerende personoplysninger fra andre, vil du i så fald blive orienteret herom på tidspunktet for indsamlingen.

Vi indsamler ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.

Er du kunde/investor (herefter kunde) hos os, kan vi indsamle følgende personoplysninger om dig som kunde eller om dig som kundens fysiske repræsentant: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, cpr-nr., billedlegitimation (for kundens reelle ejere samt direktions- og bestyrelsesmedlemmer i selskaber forvaltet af os i henhold til lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme), erhverv, stilling, fuldmagtsforhold, tegningsrettigheder, bestyrelses- og direktionsposter, ejerskab til ejendomme omfattet af kundeforhold, ejerskab til selskaber omfattet af kundeforholdet, forsikringer omfattet af kundeforholdet, bankoplysninger omfattet af kundeforholdet og regnskabs- og skatteoplysninger omfattet af kundeforholdet samt ejerforeningsbidrag og varme- og vandforbrug og lign., såfremt ejer måtte indgå i en ejerforening.

I forbindelse med administrationen af kundeforholdet kan vi dog have brug for at indsamle supplerede personoplysninger i forbindelse med eksempelvis myndighedsbehandlinger. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav og lign.

Ovennævnte oplysninger indhentes og behandles alene med det formål at opfylde lov om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme over for banker og offentlige institutioner.

Deling af personoplysninger

Er du boliglejer eller erhvervslejer hos os, kan vi dele dine personoplysninger med ejer af ejendommen samt de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med at opfylde vores forpligtelser i henhold til nye og allerede indgåede lejeaftaler og de dertil knyttede ydelser. Disse leverandører og samarbejdspartnere vil være: it/telefoni, hosting, viceværtfirmaer, varmefirmaer, advokater, mæglere mv. Vi vil i nogle tilfælde dele dine personoplysninger som en del af en transaktion så som en fusion eller salg af aktiver. Vi vil endvidere dele dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtet til, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som Skattestyrelsen.

Er du kunde hos os, kan vi dele dine personoplysninger med it og banker samt offentlige myndigheder i det omfang, at vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret.

Leverandører og samarbejdspartnere skal til enhver tid overholde vores privatlivspolitik og sikkerhedskrav, og de må ikke bruge de personoplysninger, som de modtager fra os, til andre formål.

Såfremt vi måtte ønske at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere dig herom og indhente dit samtykke på forhånd. Ved anonymisering af dine personoplysninger, så du ikke længere er identificeret eller identificerbar, kan vi dog anvende oplysningerne til andre formål uden at orientere dig herom.

Deling af oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

Vi deler ikke personoplysninger med modtagere uden for EU/EØS.

Beskyttelse af personoplysninger

Ifølge EUs databeskyttelsesforordning skal dine personoplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer dine personlige oplysninger på servere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som privatperson.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Såfremt et sikkerhedsbrud vedrørende dine personoplysninger vil resultere i en sandsynlig høj risiko for dig for diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Sletning af personoplysninger

Personoplysninger slettes eller anonymiseres løbende, efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes.

Personoplysninger, der er indsamlet i forbindelse med ansøgning af lejemål, opbevares højst i 12 måneder efter modtagelsen, medmindre du aktivt beder os om at beholde din ansøgning i yderligere 12 måneder, eller såfremt der er indgået lejeaftale.

Personoplysninger, der er indsamlet i forbindelse med kundeforhold og indgåede lejeaftaler, opbevares indtil fem år efter aftalen er afsluttet. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure. Vi sletter ikke personoplysninger i varslinger, aftaler eller andre dokumenter vedrørende lejemålet, som er relevante for en senere lejefastsættelse mv. i lejemålet eller den pågældende ejendom.

Ret til indsigt, ændring og sletning

I det omfang der behandles personoplysninger om dig, har du ifølge EUs databeskyttelsesforordning ret til at få oplyst hvilke personoplysninger, der kan henføres til dig. Såfremt det viser sig, at de oplysninger eller data, der behandles om dig, er urigtige eller vildledende, har du ret til at kræve disse berigtiget, slettet eller blokeret. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for behandling. Du kan også til enhver tid tilbagekalde dit samtykke*. Du har samtidig mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet.

* Du har dog ikke ret til at kræve personoplysninger slettet hos os, hvis behandling af personoplysningerne er nødvendige for at opfylde en kontrakt, som du er part i, for at udøve retten til ytrings- og informationsfrihed, for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt i henhold til dansk ret, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Sidst opdateret

Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger.

Denne Privatlivspolitik er sidst opdateret den 04-03-2020.